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成堆的有用无用的纸杂乱无章的书籍和办公用品散落在各处这就是我们办公桌上的一般情形在电脑的内部在电脑的桌面上在资源管理器中也同样充斥着无序与混乱这种虚拟的混乱极大地影响了电脑的性能和我们办公的效率当许多人面临这个问题时认为硬盘空间又不够了电脑性能又不跟不上了需要再换一台新的电脑了事实上我们真正需要的是坐下来好好花时间将电脑里的文件真正管理起来会为自己日后省下更多的时间 文件管理的真谛在于方便保存和迅速提取所有的文件将通过文件夹分类被很好地组织起来放在你最能方便找到的地方解决这个问题目前最理想的方法就是分类管理从硬盘分区开始到每一个文件夹的建立我们都要按照自己的工作和生活需要分为大大小小多个层级的文件夹建立合理的文件保存架构此外所有的文件文件夹都要规范化地命名并放入最合适的文件夹中这样当我们需要什么文件时就知道到哪里去寻找这种方法对于相当数量的人来说并不是一件轻松的事因为他们习惯了随手存放文件和辛苦茫无头绪地查找文件下面我们将帮你制订一套分类管理的原则并敦促您养成好的文件管理习惯以下是我们总结出的一些基本技巧这些技巧并不是教条可能并不适合你但无论如何你必须要有自己的规则并坚持下来形成习惯 第一招 发挥我的文档的作用 有很多理由让我们好好地利用我的文档它能方便地在桌面上开始菜单资源管理器保存/打开窗口中找到有利于我们方便而快捷地打开保存文件我们可以利用我的文档中已有的目录也可以创建自己的目录将经常需要访问的文件存储在这里至于我的文档存储在C盘在重装系统时可能会误删除的问题可以在非系统盘建立一个目录然后右击桌面上的我的文档选择属性在弹出的我的文档 属性窗口中单击目标文件夹下的移动按钮然后在新的窗口中指定我们刚创建的文件夹重装系统后再次执行以上操作再重新指向此文件夹即可即安全又便捷 小提示 如果你使用Windows /XP则移动我的文档文件夹时其下的所有文件会自动移过去但如果你使用Windows x则需要手工将C:\My Documents下的所有文件手工移到新指定的文件夹中否则可能会丢失数据 第二招 建立最适合自己的文件夹结构 文件夹是文件管理系统的骨架对文件管理来说至关重要建立适合自己的文件夹结构需要首先对自己接触到的各种信息工作和生活内容进行归纳分析每个人的工作和生活有所不同接受的信息也会有很大差异因此分析自己的信息类别是建立结构的前提比如有相当多的IT自由撰稿人和编辑就是以软件硬件的类别建立文件夹;而很多老师就是以自己的工作内容比如教学工作班主任工作建立文件夹 同类的文件名字可用相同字母前缀的文件来命名同类的文件最好存储在同一目录如图片目录用image多媒体目录用media文档用doc等等简洁易懂一目了然而且方便用一个软件打开这样当我们想要找到一个文件时能立刻想到它可能保存的地方 第三招 控制文件夹与文件的数目 文件夹里的数目不应当过多一个文件夹里面有个以内的文件数是比较容易浏览和检索的如果超过个文件浏览和打开的速度就会变慢且不方便查看了这种情况下就得考虑存档删除一些文件或将此文件夹分为几个文件或建立一些子文件夹另一方面如果有文件夹的文件数目长期只有少得可怜的几个文件也建议将此文件夹合并到其他文件夹中 第四招 注意结构的级数 分类的细化必然带来结构级别的增多级数越多检索和浏览的效率就会越低建议整个结构最好控制在二三级另外级别最好与自己经常处理的信息相结合越常用的类别级别就越高比如负责多媒体栏目的编辑那多媒体这个文件夹就应当是一级文件夹老师本学期所教授的课程所管理班级的资料文件夹也应当是一级文件夹文件夹的数目文件夹里文件的数目以及文件夹的层级往往不能两全我们只能找一个最佳的结合点 第五招 文件和文件夹的命名 为文件和文件夹取一个好名字至关重要但什么是好名字却没有固定的含义以最短的词句描述此文件夹类别和作用能让你自己不需要打开就能记起文件的大概内容能就是好的名称要为电脑中所有的文件和文件夹使用统一的命名规则这些规则需要我们自己来制订最开始使用这些规则时肯定不会像往常一样随便输入几个字那样轻松但一旦你体会到了规则命名方便查看和检索的好处时相信你会坚持不懈地执行下去 另外从排序的角度上来说我们常用的文件夹或文件在起名时可以加一些特殊的标示符让他们排在前面比如当某一个文件夹或文件相比于同一级别的来说要访问次数多得多时笔者就会在此名字前加上一个或★这可以使这些文件和文件夹排列在同目录下所有文件的最前面而相对次要但也经常访问的就可以加上或★★以此类推 此外文件名要力求简短虽然Windows已经支持长文件名了但长文件名也会给我们的识别浏览带来混乱 第六招 注意分开要处理的与已经完成的 如果一年前的文件还和你现在正要处理的文件摆在一起如果几个月前的邮件还和新邮件放在一块那你将会很难一眼找到你想要的东西及时地处理过期的文件备份该备份的删除不需要的是一个良好的习惯以老师为例上学期教授课程的教案与资料本学期使用的频率会非常小所以应当专门将到存放后另一个级别较低的文件夹中甚至于刻录到光盘中而并本学期的一些文档因为要经常访问最好放置在我的文档中以方便时时访问对于老师来说一个学期就是一个周期过一个周期就相应地处理本周期的文件夹对于其他行业的人来说也有不同的周期我们要根据自己的实际工作和生活需要对文件夹文件进行归档 小提示 为了数据安全及时备份是必需要的有关备份请参见本期《把复杂的备份变简单》及时备份文件并删除不需要再使用的文件 第七招 发挥快捷方式的便利 如果我们经常要快速访问文件或文件夹那可以右击选择创建快捷方式再将生成的快捷方式放置到你经常停留的地方当然当文件和文件夹不再需要经常访问时你需要及时将快捷方式删除以免快捷方式塞堵了太多空间或牵扯了你的注意力 第八招 现在开始与长期坚持 建立完善的结构规范化地命名周期性地归档这就是我们要做的这并不复杂的操作却能大大提高我们的工作效率节省我们已经很有限的时间 如果你现在就开始那请首先拿出一张纸明了你的信息类别明确准备创建的文件夹个数与位置还有为重要的文件夹制订文件命名规则及归档规则然后按此规则将电脑中已经存在的大量信息进行移动更名删除等操作而且要在以后操作中克服自己的陋习 也许开头会很难也许规则会很繁琐但相信过不了多久你就已经习惯于看到井井有条的文件与文件夹并享受高效管理带来的快乐了 |
